Um turbo para metas pessoais

A planilha

Esta planilha está pré-configurada para atividades que serão realizadas no ano de 2021 e proporciona uma visão gráfica de projeção de tarefas ao longo dos meses (mais conhecida como visão de roadmap). Além disso, ela possui também um painel de controle que mostra métricas bem simples do andamento de seu plano como um todo.

Se interessou? Manda ver e clique aqui embaixo para poder acessá-la. Já nela, você poderá ir no menu “Arquivo” > “Fazer uma cópia” para poder ter sua própria cópia e utilizá-la como quiser. Ah, e é gratuita.

Atualização: Planilha foi atualizada para funcionar no ano de 2023

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Por que a criei?

Quem me conhece bem sabe que tenho meu lado metódico e, num geral, bem organizado. E por uma ironia (ou não), minhas metas de cada ano eram nada mais do que uma singela lista de coisas para serem feitas. 

No entanto, percebi que durante 2020 não dei devida atenção para minhas metas e, consequentemente, não atingi nem metade delas (assim como já acontecia nos anos anteriores). Por isso senti falta de algo mais elaborado para que eu pudesse aumentar as chances delas serem concluídas.

Quais problemas ela resolve?

Vou citar alguns dos problemas que notei utilizando minha antiga lista, e como tive a intenção de solucionar com este novo formato.

Falta de transparência do plano

Em uma simples lista, é mais difícil de ter noção de quando cada tarefa deve ser feita. Já a planilha te dá visibilidade do andamento em tempo real do seu próprio plano (*), possibilitando ajustes no plano com bastante antecedência. Utilizando-a da forma correta, pode até ser que você não atinja nenhuma meta ao fim do ano, mas com certeza isso não será uma surpresa quando você chegar lá.

(*) Essa visibilidade só funcionará se você mantê-la atualizada e preenche-la da forma correta.

Dificuldade em estabelecer prioridades

Utilizando a lista, era natural eu ter tantas metas soltas na minha cabeça que aquela velha pedra no sapato chamada ansiedade acabava aparecendo. Por isso, organizar as tarefas em colunas dos meses me fez entender o que não deve ser feito neste momento, pois nela precisamos enfileirar tudo e fazer o mínimo de coisas ao mesmo tempo.

Por isso, organizar todas as atividades do ano na Visão de Roadmap me ajudou bastante a entender que agora eu não preciso ocupar minha cabeça com o que está planejado para setembro, por exemplo. Ao invés, devo me ocupar com o que está planejado apenas para fevereiro (que é o mês atual enquanto escrevo este texto).

Quem quiser saber mais a respeito desta visão, basta procurar sobre o Gráfico de Gantt ou mesmo ler este artigo a respeito, pois esta visão é apenas uma representação deste gráfico.

Velocidade de execução inferior ao esperado

Outro problema que já tive bastante foi chegar pouco antes de finalizar o prazo e perceber que ainda existia metade (ou mais) das atividades para serem feitas. Isso quer dizer que eu estava indo mais devagar do que eu precisaria para finalizar tudo no prazo esperado. E percebi tarde demais.

Nesse aspecto, a planilha ajuda bastante através do Painel de Controle (Dashboard) que exibe gráficos que informam o quanto o plano está com tendência de atraso, mesmo se você estiver nos primeiros dias do ano.

Com isso, você consegue antecipar bastante um possível atraso e realizar ajustes em sua rotina, ou talvez até mesmo no plano para que ele seja concluído com sucesso.

Por exemplo, quando perceber que a chance de atraso está alta, você pode talvez atuar da seguinte forma:

• Procurar alguma forma de aumentar a velocidade que executa as tarefas (se tornando mais eficiente ou pedindo ajuda a alguém);
• Pode também aumentar o tempo dedicado às tarefas;
• Ou, pode até mesmo replanejar e reduzir a quantidade de metas para o ano quando a chance de atraso estiver muito alta.

Entre outras formas que forem cabíveis. O importante é evitar a surpresa desagradável no fim do ano junto com aquela sensação ruim de fracasso.

O gráfico Burndown junto com o Índice de Potencial de Atraso ajudam bastante nesse aspecto, pois eles se alimentam do Status e Data de finalização de suas atividades e demostram se você está dentro ou fora da média esperada.

Se quiser saber mais sobre o gráfico Burndown, este vídeo de 1min explica ele de forma bem objetiva.

Várias tarefas sendo executadas ao mesmo tempo

Um fato na vida é que, quanto mais tarefas fazemos ao mesmo tempo, menos foco temos e, consequentemente, menos produtivo somos.

Por isso, parte da visibilidade que o painel de controle oferece é a quantia de tarefas que estão em andamento ao mesmo tempo. Sendo assim, existe um limite máximo (inicialmente configurado como 5) que, quando ultrapassado, uma mensagem de alerta é exibida no painel de controle.

Sobre esse número, quanto mais próximo de 1, mais focado você estará e mais produtivo tenderá a ser.

A quantidade de tarefas simultâneas ideal pode variar para cada um de nós. Por isso, é possível alterar o limite na aba Parâmetros.

Tédio em acompanhar as próprias metas

Bom, confesso que minha mera lista de metas no Google Keep (similar a uma lista escrita em um papel) não me chamava muita atenção durante o ano. Até por que tenho inúmeras listas lá.

Já a planilha, apesar de ter apenas um mês que estou utilizando-a (no momento em que escrevo este texto), percebi que tenho visitado-a com bastante frequência. Isso por que sinto necessidade de atualizá-la e também para ver cada pequeno avanço dos ponteiros, o que confesso que tem se tornado um pouco divertido, até.

E são duas atitudes bem relevantes: acompanhar o plano de perto regularmente e valorizar cada pequeno passo dado para frente (também conhecidos como Quick wins).

Consigo usar em outros contextos?

Este modelo específico está configurado como sendo um controle de metas do ano, mas na verdade são apenas algumas simples técnicas de gestão de projetos que, neste caso, o projeto é a execução de metas pessoais e o prazo é o decorrer do ano de 2021.

A verdade é que esta planilha pode ser usada para qualquer outro planejamento ou projeto que você sentir necessidade. Por exemplo: planejar uma mudança de residência, conseguir um novo emprego, fazer uma viagem mais elaborada, planejar a construção de uma casa, uma festa, o desenvolvimento de um software, etc. Basta alterar as fórmulas e parâmetros como quiser.

Criei também uma aba “Ajuda” com instruções de uso dela. Seria importante você ler tudo lá antes de iniciar o uso, para que você possa operá-la da forma correta.

Agora é só acelerar

Espero que esta ferramenta possa te ajudar a cuidar melhor do seu tempo e alcançar seus objetivos com mais facilidade.

E se chegou a usá-la, comenta aqui embaixo o que achou ou me envie uma mensagem. Todo feedback é bem importante e será muito bem vindo.

Boa execução e bora pra cima!